| Financiële cel: taken |
| Financieel overzicht club behouden: verwerken van uitgaven en inkomsten |
| Opmaak uitgaande facturen |
| Opvolgen en betalen inkomende facturen |
| Maandelijkse controle + opmaak betalingen medewerkers |
| BTW aangifte per kwartaal |
| Controle lidgelden |
| Indienen + opvolgen subsidiedossiers (opleidingssubsidies, G-sport, werkingssubsidies, Elk Talent Telt, erkenningssubsidies) |
| Opvolging + registratie UITPAS |
| Zoeken + opvolgen sponsoring |
| Opstellen en opvolgen van begroting, jaarrekening ev. Begrotingswijziging |
| Registreren/catalogiseren van uitgaven en inkomsten; opvolgen facturenregister |
| Financiële rapportering aan RvB (actuals vs begroting, ramingen) |
| Betalingsgegevens kassa opvolgen (ruwe transactiegegevens < Twelve, PIN-betalingen, cash-betalingen, geldafhalingen…) |
| Kasboek verwerken (cash-verrichtingen kassa vergelijken met kassa systeem) |
| Administratieve cel: taken |
| Ledenadministratie intern: Bijhouden informatie leden + inschrijven leden |
| Ledenadministratie extern: Inschrijven leden (spelers, trainers, afgevaardigden…) bij KBVB |
| Uitschrijven leden |
| Bijwonen bestuursvergaderingen (opmaak verslag) |
| Ledengegevens actualiseren |
| Te betalen bedragen actualiseren, broertjes/zusjeskorting, rappels sturen; trainers informeren |
| Uitpasnummers controleren, na betaling nummers ingeven; jaarlijks de +5%-subsidie aanvrage |
| Inschrijving bij Voetbal Vlaanderen controleren; lijsten doorgeven aan GC |
| Vroege uitschrijvers terugbetalen |
| Wachtlijst actualiseren |
| Kandidaat-spelers uitnodigen voor proeftrainingen |
| Trainers/teambegeleiders spelerslijsten bezorgen |
| Registratie wedstrijdplanning alle teams (uur, terrein, niveau) |
| Doorgeven dispensaties |
| Wedstrijdwijzigingen/forfaits doorgeven: na overleg met interne sportieve coördinatie + sportieve leiding van de tegenstander |
| Indienen + opvolgen ongevallendossier (verzekering) |
| Controle + aanvullen wedstrijdbladen |
| Contactpersoon K.B.V.B. (strafzaken – wedstrijdformulieren – FSF - ongevallen). |
| Opleiden van Afgevaardigden (uitleg wedstrijdbladen, bonnetjes…) |
| Officiële correspondentie voor de vereniging |
| Inkomende post verwerken en uitgaande post verzorgen |
| Logistieke cel: taken |
| Aankoop + opvolging wedstrijdtenue (shirt, broek, kousen) |
| Aankoop + opvolging andere kledij (trainings, extra bestellingen…) |
| Aankoop + opvolging materiaal (ballen, doelen, potjes…) |
| Beheer gebouwen (kleedkamers + kantine) |
| Contactpunt Farys indien zaken hersteld moeten worden |
| Beheer terrein (oprit, voetbalterreinen…) |
| Contactpunt Farys indien zaken hersteld moeten worden |
| Onderhoud terreinen + materiaal |
| Onderhoud kledij (was) |
| Opvolgen onderhoud gebouwen (kuisen) |
| Coördineert en delegeert zodat de accommodatie optimaal kan gebruikt en onderhouden worden |
| Organisatie pasdag kledij |
| Cel kantinewerking: taken |
| Opvolgen planning kantinemedewerkers |
| Opvolgen stock: stocktelling + bestellingen plaatsen |
| Wekelijkse bestellingen eten + kleine benodigdheden |
| Aankoop groter materiaal kantine (oven, frigo…) |
| Opvolgen contracten drankenleveranciers |
| Opvolgen betaling kantinemedewerkers (doorgeven uren aan financiële cel) |
| Aankleden kantine |
| Verhuur kantine (afspraken maken + agenda beheren) |
| Sportieve cel: taken |
| Opstellen, coördineren én bewaken (in nauwe samenwerking) de technische voetbalvisie van de club |
| Verantwoordelijk voor de aanstelling van trainers & coördinatoren |
| Evaluatie trainers |
| Evaluatie spelers |
| Vastleggen financieel budget jeugdwerking |
| Vastleggen financieel budget volwassenwerking |
| Vastleggen financieel budget G-werking |
| Aanstellen coördinatoren |
| In overleg met trainers de uitgaande tornooien bepalen (min 3 per jaar, per ploeg) |
| Opmaak plan volwassen mannenwerking |
| Opmaak & beheer contracten : trainers |
| Aanbieden opleidingen (VTS of Stad Gent) aan trainers |
| Elk Talent Telt: opvolgen workshops, opleidingen |
| Ondersteunen trainers tijdens trainingen |
| Organisatie 4 trainersvergaderingen |
| Controle aantal spelers per ploeg + eventueel spelers van wachtlijsten uitnodigen |
| Organisatie testtrainingen |
| Evaluatie coördinatoren |
| Cel clubbemiddeling: taken |
| Verantwoordelijke voor de statuten van de VZW |
| Staat in voor het beheer, opvolging én afhandeling van de diverse juridische zaken |
| Eerste aanspreekpunt bij problemen (vb gedrag ouders, spelers, tegenstander…) |
| Bemiddeld tussen spelers, trainers, ouders, tegenstanders |
| Opmaak charter spelers |
| Opmaak charter ouders |
| Plannen van de bemiddelingsgesprekken, betrokkenen uitnodigen (clubbemiddeling@) |
| Uitschrijven van bemiddelingsvoorstel en voorleggen aan de betrokkenen, incl. RvB |
| Rapporteren aan AV |
| Cel communicatie: taken |
| Opmaak + onderhouden website |
| Sociale media onderhouden (plaatsen nieuwsberichten + foto’s) |
| Grafische ondersteuning (opmaak affiches, sociale media content) |
| Nieuwsbrief (inhoudelijk opmaken + controle schrijffouten) |
| Evenementen (organisatie 2 jaarlijkse evenementen: 1 voorjaar + jaarlijkse BBQ najaar) |
| Organisatie jaarlijks Jeugdtornooi Jongens |
| Organisatie jaarlijks Jeugdtornooi Meisjes |
| Contacten met pers |
| Opmaak drukwerk (banners, borden…) |
| Verantwoordelijke foto’s (ploegfoto’s) |
| Tickets KAA Gent: praktische organisatie (verdeling over ploegen + bijhouden lijst deelnemers) |
| Organisatie jaarlijkse verkoopactie (vb koekenverkoop) |
| Kandidaten opvolgen/vragen beantwoorden (ong. 140 mails/maand) |
| Vragen van externe coördinatoren/trainers/afgevaardigden opvolgen |
| Cel vrijwilligers: taken |
| Ondersteuning afgevaardigden (1 info avond + aanspreekpunt bij vragen) |
| Vrijwilligerswerkgroep organiseren (min. 2 avonden per jaar voor iedereen die iets in de club wenst te doen) |
| Organisatie info-avonden ouders (per leeftijdscategorie 1u uitleg in begin van het seizoen) |
| Jeugdtornooi: werven en ondersteunen vrijwilligers (in samenspraak met verantwoordelijke jeugdtornooi) |
| Opmaak & beheer contracten : vrijwilligers |
